Blogg

Arkiveringstid 7 eller 10 år?

När får jag slänga gamla handlingar?

Jag har hört olika bud om när man får slänga gammalt arkivmaterial för bokföringen, som till exempel kvitton och liknande. Som jag minns det finns det numera en gräns på sju år, men andra säger att det fortfarande är tio år som gäller. Vad gäller egentligen?

Båda påståendena kan faktiskt vara korrekta. Det beror lite på från vems perspektiv man ser det.

Från och med 2011 gäller förvisso nya lagregler om arkiveringstiden för ett företags bokföringsmaterial. Enligt bokföringslagen räcker det alltså att endast spara räkenskapsinformationen fram till och med sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

För revisorer och redovisningskonsulter är det däremot fortfarande så att de måste behålla sin egen dokumentation i tio år. Det har med andra ord inte ändrats i och med de nya lagreglerna. De strängare kraven på hur länge deras egna handlingar ska sparas återfinns i föreskrifter från Revisorsnämnden och Reko.

En annan aspekt som kan ligga bakom det du har hört är kanske mer praktisk. Det kan vara värt att poängtera att lagen endast anger minimikrav. Många gånger, kanske särskilt ur bevisperspektiv, kan det vara bra att fortsätta använda den måttstock som gällde innan 2011, det vill säga att spara handlingarna i minst tio år. I sammanhanget kan det vara värt att tänka på något som det flaggades för redan i förarbetena till lagändringarna, nämligen att de flesta fordringar har en preskriptionstid på just tio år. Med andra ord, om någon till exempel riktar ett betalningskrav mot ditt företag efter åtta år så kan det vara bra att ha kvar kvitton för att kunna visa att man har betalat.

Källa: Koncist 11/2012

 

0